一个企业要有效地进行人力资源管理，一个重要的前提就是要了解各种工作的特点以及能胜任各种工作的人员的特点。而这就是工作分析的主要内容。所谓工作分析，是指对某特定的工作做出明确规定，并确定完成这工作需要有什么样的行为的过程。我们一般把工作分析分成两部分，即工作描述与工作说明书。工作描述具体说明了工作的物质特点和环境特点，主要包括以下几方面：职务名称，工作活动和工作程序，工作条件，社会环境及聘用条件。工作说明书是指要求从事某项工作人员必须具备的生理要求和心理要求，如年龄、性别、学历、工作经验、健康状况、体力、观察力、事业心、领导力、速度感等。个人工作描述加上部门职能描述很容易使管理人员明了当前企业内部人员的“性能”，即人力资源是否符合当前的工作和企业发展规律需要，人员是多了还是少了。
工作描述和说明不是人事人员或者经理拍脑袋想出来的，而是根据工作需要由经理和人事部门共同作出分析并商定的。工作分析的过程就是对工作进行全方位评价的过程，一般分为四个阶段，即准备阶段、调台阶段、分析阶段、完成阶段。笔者所在的人力资源顾问公司就是按照这四个阶段对客户企业进行工作分析的。
准备阶段
（1）让企业了解工作分析的意义、目的、方法、步骤；
（2）向涉及工作分析的工作人员（如人力资源部工作人员等）及参加工作分析的岗位代表宣传、解释工作分析的作用、意义；
（3）和与工作分析有工作关系的员工建立良好的人际关系，并使之有足够的配金度；
（4）组成工作小组，分工负责与协作，制定工作进度表；
（5）确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性，其代表性体现在纵横关系上。以销售经理为例，一方面企业内部对销诗经理的工作内涵比较了解，易发表意见，另一方面几乎每个竞争者都有相同的职位，那么通过纵横两方面衡量、比较，就易确定该销售经理在企业内工作分析的具体参数；
（6）确定工作难度系数。工作难度的系数要根据该职位的公司定位、以往业绩与目标资料、外界变革情形等动静态因素而定。同样以销售经理为例。假如在一家传统的化工行业，难度系数就较低，门为该职位可能从企业成河伊始就有，积累了很多原始资料（如岗位职责、业绩考核、技能要求等），且同行很多，易找到有价值的相关资料作分析；但假如是网络公司的销售经理的工作分析，难度系数就大了。因为不同网络公司的商业模式是不一样的。有些网络公司的销售经理只是负责采集信息而已，而现在看好的网络公司是要求有赢利，销售经理的任务不再只是提高点击率，而是提高公司效益。但目前绝大部分网络公司是亏损的，且没有原始资料供参考。即使是该公司的总经理，也未必对如何胜任销售经理有成熟的想法。如何把销售经理的职责由提高点击率转换为提高效益就成为该职位工作分析的核心问题，可想而知其难度系数之大了。
调查阶段
（l）编制各种调查问卷和提纲；
（2）根据具体的对象进行调查，如面谈、观察、参与、实验等，比较方便的是通过电脑问卷。
（3）收集有关工作的特征及需要的各种数据，如规章制度、员工对该岗位的认识等。
（4）重点收集被调查员工对各种工作特征和工作特征的重要性及发生频率等的看法，做出等级评定。（如对某宾馆的工作进行分析，首先让所有参加者按其个人理解提出胜任工作的要素，可能有几十项，如年龄、相貌、态度、......在此基础上按比较一致的要求对出来，再在此基础上分别给以一定的权数，如服务员年龄占第一位、相貌次之、态度再之......）
分析阶段
分析阶段的主要任务是对有关工作特征和工作人员的调查结果进行深入全面的分析。具体工作如下：
（1）仔细审核已收集到的各种信息；
（2）创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成分。仍以销售经理为例。有些企业认为销售经理的主要工作是“推”与“销”，有些企业想到了市场的策划、定位、细分与售后服务，更有些企业想到了销售经理应注重企业文化的对外传递、注重品牌的附加值、创造和挖掘客户的潜在渴求…对销售经理的“定位”不同，其关键成分就大相径庭广。
（3）归纳、总结出工作分析的必须材料和罗素。在调查的基础上已经有很多数据，对每个数据所占的百分比及重要权数排列，就得出两个数据，一是评价工作的要素，二是各要素所占的权数（如年龄占15%、相貌13%、态度25%……）。
完成阶段
完成阶段的任务是指根据规范和信息编制工作描述和工作说明书。假如我们把公司中的职位当作一种逻辑上的产品，那么工作描述和说明就是这个产品的说明书。也就是说，工作描述应该讲清楚这个职位的“功能”和“性能”。通常工作描述的最后标定该职位的收入范围。在人力资源部门也是要讲“性能／价格比”的。
1、“工作描述”案例。下面是一个企业销售部经理的工作描述。
职务名称：销售经理
职务代号：X－1
工作活动和工作程序：
（l）通过对下级的管理和监督，实施企业产品的销售、计划、组织、指导和控制；
（2）指导销售部的各种活动；
（3）就全面的销售事务向分管的销售副总汇报；
（4）根据对销售区域、销售渠道、销售定额、销售目标的初步认可，协调销售分配功能；
（5）批准对销售员的区域分配；
（6）评估销售员的业务报告；
（7）组织销售员的培训；
（8）审查市场分析，以确定顾客需求、潜在的销售量、价格一览表、折扣率、竞争活动；
（9）亲自与大客户保持联系；
（10）可与其他管理部门合作，建议批准用于研发的预算开支；
（11）可与广告机构就广告事宜进行谈判；
（12）可根据有关规定建议或实施对本部］司员工的奖惩；
（13）可以调用小汽车两辆、送货车十辆。
工作条件和物理环境：
（1）65%以上时间在市内工作，一般不受气候影响；
（2）湿度适中，无严重噪音，无个人生命或严重受伤危险，无有毒气体；（3）有外出要求，一年中30％－35％的工作日出差在外；
（4）工作地点：本市。
社会环境：
（l）有一名副手，销售部工作人员50-60人；
（2）直接上级是销售副总；
（3）需要经常交往的部门是生产部、财务部。
聘用条件：
（1）每周工作40小时，固定假休息；
（2）基本工资每月3500元，职务津贴500元，每年完成任务奖金10000元，超额部分按千分之二提取奖金；
（3）本岗位是企业的中层干部岗位，可晋升为销售副总；
（4）每月的通信费、因公请客出差按级别标准报销；
（5）每三年有一次出国考察机会。
2、“工作说明书”案例。下面是同一个企业销售部经理的工作说明书。
职务名称：销售部经理
年龄： 26－35岁
性别：男女不限
学历：大学本科以上
工作经验：从事相同或相近产品销售四年以上
生理要求：无严重疾病；无传染病；能胜任办公室工作，有时需要站立和走动；平时以说、听、看、写为主
心理要求标准：
A-一全体员工中最优秀的10％之内。以总经理100分为标准，A为90分以上，
下类同。B-一70－89分； C-－30－69分；D-一10－29分；E-一9分以下
心理要求：
一般智力：A
观察能力：B
记忆能力：B
理解能力：A
学习能力：A
解决问题能力：A
创造力：A
知识面：A
数学计算能力：A
语言表达能力：A
决策能力：A
性格：偏外向
兴趣爱好：喜欢与人交往，爱好广泛
态度：积极、乐观
事业心：十分强烈
合作性：优秀
领导能力：卓越
工作描述和说明，要注意文字简单明了，使用浅显易懂的文字；内容要越具体越好，避免形式化和书面化；随着公司规模的不断扩大，为保持与公司发展的同步，工作描述和说明的修正和补充是必不可少的。 |
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